Externe Dateifreigaben sollten so eng wie nötig sein

SharePoint und OneDrive unterstützen unterschiedliche Formen externer Zusammenarbeit. Welche Möglichkeiten Nutzer sehen, hängt von den Einstellungen der Organisation und des jeweiligen Bereichs ab. Microsoft beschreibt dabei ein Zusammenspiel aus organisationsweiten und lokalen Freigabegrenzen.

Für eine sensible Projektdatei kann eine benannte Person der richtige Empfänger sein. Für einen ausdrücklich öffentlichen Download gelten andere Anforderungen. Wichtig ist, dass die Person, die teilt, diesen Unterschied versteht. Auch abgelaufene Projekte und nicht mehr benötigte Gastzugänge gehören in eine regelmäßige Prüfung.

Empfehlung für Unternehmen

Definieren Sie verständliche Beispiele für erlaubte Freigaben. Prüfen Sie bei kritischen Daten, wer den Inhalt tatsächlich öffnen kann. Nutzen Sie passende Begrenzungen und kontrollieren Sie bestehende externe Zugriffe nach Projektende. Technische Freigabemöglichkeiten sind keine automatische Freigabe jedes Inhalts.

Quelle: Microsoft Learn External Sharing