Gemeinsame Postfächer brauchen persönliche Verantwortlichkeit

Gemeinsame Postfächer in Microsoft 365 ermöglichen mehreren berechtigten Personen die Arbeit mit einer gemeinsamen Adresse. Das eignet sich beispielsweise für allgemeine Anfragen oder eine zentrale Abteilung. Der Zugriff sollte über persönliche Benutzerkonten und passende Berechtigungen erfolgen.

Technische Rechte beantworten aber nicht die gesamte Organisation. Wer bearbeitet neue Nachrichten? Wer übernimmt Vertretung? Wo wird erkennbar, dass eine Anfrage bereits beantwortet ist? Auch Senden als gemeinsame Adresse und Zugriff auf den Inhalt sind getrennt zu betrachtende Rechte. Lizenz- und Funktionsvoraussetzungen sollten zum konkreten Einsatz geprüft werden.

Empfehlung für Unternehmen

Legen Sie Zuständigkeit, Vertretung und einen einfachen Bearbeitungsablauf fest. Prüfen Sie Rechte mit einem normalen Teamkonto und testen Sie externe Antworten. Ein gemeinsames Passwort sollte nicht die Grundlage des Teamzugriffs sein. Kontrollieren Sie die Mitgliedschaft bei Wechseln im Team.

Quelle: Microsoft Learn Shared Mailboxes