IT-Offboarding muss Zugänge und Unternehmensdaten gemeinsam betrachten

Microsoft beschreibt für ausscheidende Mitarbeitende mehrere getrennte Aufgaben, etwa den Entzug des Zugriffs und die Sicherung beziehungsweise Übergabe benötigter Unternehmensdaten. Ein sofortiges ungeplantes Löschen kann ebenso problematisch sein wie ein dauerhaft aktiver Zugang.

Berücksichtigen Sie neben Microsoft 365 weitere Dienste, Geräte, geteilte Geheimnisse und externe Freigaben. Fachliche Zuständige sollten festlegen, welche geschäftlichen Informationen weiter benötigt werden. Dabei müssen interne Vorgaben und für den Einzelfall geltende Anforderungen berücksichtigt werden; eine technische Checkliste entscheidet solche Fragen nicht allein.

Empfehlung für Unternehmen

Stimmen Sie Zeitpunkt und Verantwortliche vorab ab. Sperren Sie vorgesehene Zugänge, sichern Sie die genehmigte Übergabe und prüfen Sie Geräte sowie verbleibende Freigaben. Dokumentieren Sie den Abschluss mit offenen Restpunkten. Vertretung sollte über erlaubte Berechtigungen statt über das Passwort der ausgeschiedenen Person erfolgen.

Quelle: Microsoft Learn Remove a Former Employee